Как да организираме среща по време на работа

"Ако е необходимо да се идентифицира с една дума защо човешката раса не е достигнала и никога няма да достигне пълния си потенциал, тази дума ще бъде" обединение "." Така каза комикът Дейв Бари и мнозина са съгласни. Но не е нужно да бъде така. Ето няколко съвета за подготовка на добра среща по време на работа.

Започнете и завършете обективно

Организирането на продуктивна среща не е напреднала наука. Както отбелязва съветникът Тери Шварц, голяма част от него се свежда до започване и провеждане на всяка среща с цел и завършване с план за „напред“. Проблеми възникват, когато това се пренебрегва. „Това е като да летиш със самолет“, казва тя. "Повечето инциденти се случват при излитане и кацане."

Изберете лидер

Преди няколко години банката KeyCorp в Кливланд, САЩ, прие нов принцип: винаги назначавайте някой, който да ръководи. „Най-лошото е среща с никой отговорен“, казва Чарлз Хайл, изпълнителен вицепрезидент на банката и главен директор по риска. "Превръща се в пищящо състезание."

Мисли малко

Бъдете реалисти относно това, което можете да направите. „Не можете да разрешите глада в света за един час“, казва Тери Шварц. По същия начин поддържайте броя на участниците управляем, за да стимулирате дискусията. „С твърде много хора в стаята всички мълчат“, казва Хайл.

Директен

„Хората мразят, когато не могат да си вършат работата, защото трябва да отидат на нечия среща“, казва професор Майкъл Файнер от Колумбийското училище за бизнес в САЩ. Затова насърчавайте другите да говорят и да се включват, особено тези от по-нисък ранг. „Те трябва да вярват, че срещата не е такава-а-а, а„ наша “, казва Файнер.

Установете правилата за участие

Всеки трябва да знае кой ще си води бележки и как ще се вземат решения. Не забравяйте, че консенсусът обикновено е лош. "Това означава, че няма достатъчно диалог или дебати," казва Файнер, "и двете са в основата на всяка новаторска организация." Jon Petz, автор на книгата Boring Meetings Suck (скучните срещи са краят), предлага да се разпределят бъдещите задачи през последните пет до десет минути и след това да се повтарят в групов имейл, за да се избегне объркване.

Организацията е основата за идеи, които да бъдат представяни и обсъждани успешно. Ако няма планиране, срещата няма да си заслужава. Помислете за организацията като за първото нещо, което трябва да направите и ще видите колко продуктивна ще бъде вашата среща. Но ако не сте организиран човек, започнете, като оправите бюрото си. Ще бъде добро упражнение!